Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Version en vigueur au 12 septembre 2025

 

Article 1 – Définitions

Aux fins de la présente politique, les termes suivants auront la signification qui leur est attribuée ci-après :

« RGPD » : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

« Utilisateur » : désigne toute personne physique accédant aux services proposés par eKOMAKS, qu’elle agisse en son nom propre ou pour le compte d’une personne morale, et susceptible de fournir, directement ou indirectement, des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de ces services.

« Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

« Traitement » : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.

« Responsable du traitement » : la personne morale qui détermine les finalités et moyens du traitement.

Article 2 – Qualité des Parties

La société KOMAKS-France SARL (ci-après « eKOMAKS »), société à responsabilité limitée au capital de 300 000 euros, dont le siège social est situé 17 rue Paul Cazeneuve, 69008 Lyon, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 489 249 151, agit en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.

À ce titre, eKOMAKS détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre.

Article 3 – Objet et durée du traitement

La présente politique a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles eKOMAKS procède à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à la sécurisation et à l’effacement des données à caractère personnel. Les traitements sont réalisés pour la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, prolongée, le cas échéant, des délais de prescription ou de conservation imposés par la réglementation ou par les situations décrites ci-après.

Les données à caractère personnel de l’utilisateur sont maintenues pendant toute la période de la relation contractuelle entre eKOMAKS et celui-ci. À l’issue de cette relation, elles sont conservées pour une durée de trois (3) ans à compter de la dernière interaction avec eKOMAKS, à des fins de prospection commerciale.

À l’expiration des délais mentionnés ci-dessus, les données sont placées en archivage par eKOMAKS, dans un espace sécurisé dont l’accès est strictement limité, et ce conformément aux obligations légales en vigueur ainsi qu’aux nécessités de défense des droits et intérêts d’eKOMAKS en cas de contentieux, pour les durées suivantes :

• dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, pour les données conservées à des fins de preuve comptable ou pour les documents commerciaux (factures, bons de commande, correspondance, etc.) ;
• en cas de différend ou de procédure précontentieuse, jusqu’à la résolution amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable, le délai de droit commun en matière civile et commerciale étant de cinq (5) ans ;
• en cas de contentieux judiciaire, jusqu’à épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires contre la décision rendue.

À l’issue de ces délais supplémentaires, les données à caractère personnel encore présentes seront définitivement effacées des systèmes d’eKOMAKS.

Article 4 – Nature et finalité du traitement

Les traitements opérés par eKOMAKS poursuivent principalement les finalités suivantes : assurer la gestion de la relation commerciale et contractuelle, traiter et exécuter les commandes, organiser les livraisons et la facturation, fournir les prestations d’assistance, de garantie et de service après-vente, gérer les sollicitations commerciales, diffuser des informations relatives aux produits et services proposés par eKOMAKS, améliorer en continu la qualité de ses prestations, ainsi que satisfaire aux obligations légales et réglementaires auxquelles elle est assujettie.

Article 5 – Catégories de données traitées et personnes concernées

Les catégories de données susceptibles d’être collectées comprennent :

• les nom et prénom
• la fonction exercée
• la dénomination de l’organisation employeuse
• les coordonnées professionnelles (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale)
• les données relatives aux commandes ou aux interactions contractuelles
• les données de connexion ou de navigation.

Le caractère obligatoire ou optionnel de chaque donnée est précisé au moment de la collecte, par l’ajout d’un astérisque pour celles dont la fourniture est indispensable à la délivrance des services par eKOMAKS. Les données facultatives, quant à elles, permettent à eKOMAKS d’affiner sa connaissance de l’utilisateur et d’adapter son offre de manière plus personnalisée.

Les personnes concernées par ces traitements sont notamment les clients professionnels, prospects, partenaires, prestataires et utilisateurs des services fournis par eKOMAKS.

Article 6 – Obligations du Client

Lorsqu’un client transmet à eKOMAKS des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution d’un contrat, il demeure tenu de respecter l’ensemble des obligations lui incombant en qualité de responsable de traitement.

À ce titre, il s’engage notamment à :

• informer les personnes concernées de la collecte et de l’utilisation de leurs données,
• garantir la licéité et la pertinence des traitements effectués,
• recueillir les consentements requis lorsque la réglementation l’impose,
• tenir à jour un registre de ses traitements,
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées,
• notifier toute violation de données personnelles dans les délais prescrits par la loi.

Article 7 – Obligations d’eKOMAKS

eKOMAKS s’engage à déployer l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer un niveau de protection adapté aux risques identifiés et préserver les données personnelles contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, qu’ils soient accidentels ou illicites.

Par ailleurs, eKOMAKS veille à ce que toutes les personnes habilitées à traiter les données soient soumises à une obligation contractuelle ou légale de confidentialité.

Les données personnelles de l’utilisateur sont considérées comme strictement confidentielles et sont exclusivement destinées à eKOMAKS.

Sauf exigence légale, réglementaire, comptable ou judiciaire, eKOMAKS ne communique, ne cède, ne loue, ni ne transfère ces données à aucun tiers autre que ses prestataires techniques ou partenaires agissant en qualité de sous-traitants au sens du RGPD.

Ces sous-traitants n’interviennent que sur instruction d’eKOMAKS et dans le respect des contrats conclus, lesquels imposent des obligations équivalentes à celles énoncées au présent article et conformes à la législation applicable en matière de protection des données.

Article 8  – Droits de l’utilisateur au regard de ses données à caractère personnel

Chaque utilisateur jouit des droits suivants au regard de ses données à caractère personnel :

• Droit d’accès : l’utilisateur a le droit d’obtenir la confirmation du traitement de ses données à caractère personnel ainsi que des informations sur les traitements énumérés à l’art. 15 du RGPD ;
• Droit de rectification : l’utilisateur a le droit d’obtenir la rectification de ses données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : l’utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement de ses données à caractère personnel lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque l’utilisateur retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement, lorsque l’utilisateur s’oppose au traitement de ses données à caractère personnel et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, que les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ou les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel eKOMAKS est soumise ;
• Droit à la limitation du traitement : l’utilisateur a le droit d’obtenir la restriction du traitement de ses données à caractère personnel lorsque l’utilisateur conteste leur exactitude jusqu’à ce que eKOMAKS prenne des mesures suffisantes pour rectifier ou vérifier leur exactitude, lorsque le traitement est illicite, mais que l’utilisateur ne souhaite pas qu’eKOMAKS efface ses données à caractère personnel, lorsque la durée de conservation des données a expiré, mais que l’utilisateur doit encore conserver les données à caractère personnel pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou si l’utilisateur s’est opposé au traitement pour des motifs d’intérêt légitime en attendant de savoir si, oui ou non, eKOMAKS a des motifs légitimes et impérieux de poursuivre le traitement.
• Droit à la portabilité des données : l’utilisateur a le droit d’obtenir la communication des données à caractère personnel qu’il a communiquées à eKOMAKS dans un format lisible, ou de demander à eKOMAKS de les transmettre à un autre responsable du traitement, conformément aux conditions prévues à l’art. 20 du RGPD
• Droit d’opposition : l’utilisateur a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel conformément aux conditions prévues à l’art. 21 du RGPD ;
• Droit de retirer son consentement : l’utilisateur a le droit de retirer son consentement au traitement futur de ses données à caractère personnel par eKOMAKS, lorsque le traitement est fondé sur le consentement (par exemple l’envoi de la newsletter) ;
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : l’utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) s’il considère que le traitement opéré par eKOMAKS constitue une violation de ses données à caractère personnel.

Les droits de l’utilisateur sur ses données à caractère personnel peuvent être exercés à tout moment auprès d’eKOMAKS par courrier électronique à l’adresse suivante : info@ekomaks.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante :

KOMAKS-FRANCE SARL

À l’attention du Responsable à la protection des données

17 rue Paul Cazeneuve

69008 LYON

Article 9 – Sous-traitants

eKOMAKS est susceptible de recourir à des prestataires externes pour réaliser, en tout ou partie, certains traitements pour son compte.

Dans une telle hypothèse, eKOMAKS veille à ce que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles propres à assurer la conformité et la sécurité des traitements.

Ces partenaires sont contractuellement tenus de respecter des obligations au moins équivalentes à celles qui incombent à eKOMAKS en vertu de la présente politique et du RGPD, et n’agissent que sur instruction de celle-ci.

Article 10 – Transferts de données

Les données à caractère personnel collectées par eKOMAKS sont hébergées et traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE).

Dans l’hypothèse où un transfert de données en dehors de l’EEE serait nécessaire, eKOMAKS s’engage à mettre en place les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable, telles que l’adoption des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou de tout autre mécanisme reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat.

Article 11 – Cookies et traceurs

Le site eKOMAKS utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement et, le cas échéant, des cookies analytiques soumis au consentement préalable de l’utilisateur.

L’utilisateur peut à tout moment paramétrer ses préférences via son navigateur ou le bandeau de gestion des cookies.

Article 12 – Évolutions de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de refléter toute évolution légale, réglementaire, technique ou organisationnelle.

En cas de modification substantielle (ex. nouvelles finalités, nouveaux droits), les utilisateurs en seront informés par les moyens appropriés.